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Offre publiée par Aliénor REVER le 01/10/2021


Administratif : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

Qualification : Secrétaire / Assistant(e) Administratif (ve) en bureaux d'études H/F
Lieu de mission : NOISY LE GRAND
Durée de la mission : 6 MOIS RENOUVELABLE
Date de la mission : 01/10/2021
Salaire : SELON EXP


RATP recherche Assistante administrative au support opérationnel H/F
Le Département SIT (Systèmes d’Information et de Télécommunications) assure l’installation et la maintenance des équipements informatiques, téléphoniques et radios pour l’ensemble de la RATP.
Le département SIT s’appuie sur trois unités pour une meilleure rationalisation des métiers.
Les trois unités sont :
o TSI ; Télécoms et Systèmes Industriels
o S2IP ; Systèmes d’Information, Infrastructures et Production
o ETI ; Environnement de Travail Informatisé

La prestation recherchée s’intègrera dans une entité de l’unité ETI et principalement dans la cellule Support Opérationnel. Cette entité IMB (Installation et Maintenance Bureautique) assure l’installation et la maintenance des équipements bureautiques.
Les domaines d’activités de l’entité IMB sont les suivant :
o Installation d’infrastructure réseau informatique, WIFI et téléphonique fixe et mobile DECT
o Equipement audiovisuel d’une salle et écran Multimédia
o Installation de borne interactives

L’entité IMB s’appuie sur trois domaines d’activités distinctes :
1. L’activité demandes et projets qui traite les installations et fournitures d’équipements
2. L’activité Support Technique et Incidents pour la maintenance des équipements
3. L’activité Support Opérationnel qui gère les plans de préventions et la gestion documentaire de l’entité

Le Support Opérationnel a en charge les activités de support aux activités « Demandes & Projets » et « Sous-traitance Interne ».
Elle assure les activités suivantes :
o La gestion, planification des visites de sites et inspections périodiques des entreprises extérieures pour la réalisation des plans de préventions d’après l’IG435D
o La gestion des cartes d’accès des personnels extérieures à l’entreprise RATP
o Assure un rôle de relais entre les Chargés d’Affaires, les sous-traitants et être le référent sur la remise d’ouvrage, "DOE" (Dossiers d’Ouvrage Exécutés), ainsi que tous les documents associés


2 - Description de l’activité du Support Opérationnel
Le Support Opérationnel doit garantir et mettre à disposition les référentiels patrimoniaux et techniques pour les activités de maintenances et les sous-traitants de l’unité ETI. Il en assure la mise à jour et les suivis en alimentant l’outil mutualisé de l’unité, SIMET. Cet outil centralise les Bases de Connaissances de l’unité.
La mission du Support Opérationnel a pour but de s’approprier les documents en vérifiant la conformité de ceux-ci et d’en assurer le classement en s’appuyant sur « l’Instruction de Travail de remise d’ouvrage après travaux » de IMB.
Il assure le suivi des Opérations Préalables avant Remise d’ouvrage (OPR) et les Procès-Verbaux (PV) de remise d’ouvrage afin d’en établir l’historique et la chronologie.
Il est le support des activités Demandes, Projets et maintenance des équipements, afin de fournir la documentation technique des sites, les plans, schémas et autres documents nécessaires au bon fonctionnement de l’unité.
Il assure l’inventaire et le suivi des équipements constituant le patrimoine des domaines de maintenance de l’unité ETI dans l’application SIMET.

3 - Applications, outils et autres données
Activités liées à l’IG435D :
Le Support Opérationnel garantit l’archivage et le suivi des Plans de Préventions, les documents administratifs et les listes des personnels pour l’ensemble des entreprises extérieures. Il attribue les cartes d’accès et les comptes informatiques pour l’accès aux ressources serveurs.

Activités de Gestion Electronique des Documents (GED) :
Le Support Opérationnel utilise l’outil mutualisé de l’unité ETI, SIMET, pour centraliser le suivi des documents stockés dans un serveur externe. Cet outil permet également la gestion des matériels en termes d’identification qualification et de géolocalisation. Il s’appuie sur l’application SI IMMO, centralisant les plans et tous les détails des sites constituant le patrimoine immobilier de la RATP.

Un certain nombre de documents servant de support documentaire, et d’outils sont à disposition pour permettre de collecter les informations afin d’alimenter le patrimoine des domaines de maintenance de ETI.


4 - Résultats attendus – Livrables
La prestation consiste à assurer l’ensemble des tâches décrites ci-dessus. Elle devra également administrer voire compléter l’ensemble des missions en fonction des demandes des différents acteurs et des outils mis à disposition.

Les diverses activités de la mission :
• Assurer la création des comptes et le suivi des listes des personnels des entreprises extérieures
o Créations, renouvellement et gestions des comptes dans ANTILOPE
o La mise à jour et le suivi des listes des personnels des entreprises extérieures
• Gestions des cartes d’accès pour les nouveaux arrivants ou les phases de renouvellement
o La création et l’administration des cartes d’accès
o Le renouvellement en fin d’année des cartes d’accès
• Assister l’équipe de préventeur pour la réalisation et l’archivage des documents liés aux plans de préventions
o Assister les préventeurs pour les prises de rendez vous et la gestion des documents papiers
o L’indexation et le suivi numérique des dossiers de plans de préventions sous l’IG435D
• Assurer la création et la mise à jour des documents pour les injections en masse dans l’outil SIMET
o Assurer la gestion des EC (Elément de Configuration) du patrimoine IMB en soutien aux chargés d’affaires de l’entité
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivis d’activités de l’entité IMB
o Mise à jour des indicateurs des charges financières des sous-traitants pour le calcul des pénalités
o Assister les responsables d’équipes dans leurs tâches de suivis d’activités

5 - Calendrier prévisionnel (jalons…)
La prestation devra être mise en place pour le 6 septembre 2021

7 - Compétences fonctionnelles requises
Les compétences attendues, mêlent les domaines de la gestion documentaire et de l’assistance aux projets :
• Les méthodes de classement et d’archivage,
• Les techniques de secrétariat,
• Les outils bureautiques Office et particulièrement EXCEL
• Les outils du Cloud (ONEDRIVE, TEAMS, SHAREPOINT etc.)
• Les outils de communication externe et interne (Internet, intranet),
• Les logiciels de gestion électronique des documents, de numérisation et d’archivage

Merci d'envoyer votre CV par email : alienor@eurobtp.fr


CONTACT

Nom : REVER
Prénom : Aliénor
Téléphone : 01 42 93 89 63
Email : alienor@eurobtp.fr

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