Offre publiée par Frédéric ZERAH le 03/05/2022

Administratif : Office Manager h/f

Qualification : Office manager h/f
Lieu de mission : Paris
Durée de la mission : cdi
Date de la mission : 03/05/2022

Gestionnaire d'actifs immobiliers d'une dizaine de personnes et basé à Paris est à la recherche d'un office manager h/f pour un contrat en CDI.

Contenu du poste: Office Manager// Assistant équipe projet H/F – Immobilier d’entreprise


Entreprise :

"Nous sommes une Société d’asset management indépendante spécialisée dans la valorisation d’actifs immobiliers neufs ou restructurés (bureaux, commerces, logements, hôtel), et nous nous positionnons comme un des principaux opérateurs de ce marché.
Nous intervenons pour le compte de fonds d’investissement, propriétaires institutionnels ou d’investisseurs privés.


Au sein de l’équipe de project/asset management, nous recherchons un(e) Office Managers //Assistant(e) Equipe Projet en CDI.
Rattaché(e)à la Direction Générale et au Directeur de la promotion, vous participerez à la gestion quotidienne et au suivi des opérations immobilières (Principalement, immobilier d’entreprise).

Ainsi, vos principales missions s’articuleront autour des axes suivants :
ASSET MANAGEMENT
• Gérer les agendas, les appels, les déplacements, l'accueil des différents acteurs et intervenants
• Planifier et organiser les réunions internes et externes
• Traiter et rédiger les courriers divers, gérer les envois de documents par coursier
• Classer et suivre les dossiers tout au long de l'opération (format papier + électronique suivant plan de classement)
• Gérer les marchés et commandes (Etablissement des bons de commandes / saisie des marchés et avenants
• Suivi et mise en paiement des situations de travaux et des factures diverses / notes d’honoraires
• Traitement et classement des factures et suivi avec la comptabilité externe
• Mettre en reproduction les dossiers marchés de travaux et organiser les signatures
• Gérer l'affichage des permis de construire et mandater un huissier afin d’effectuer les constats par huissier
• Envoyer et enregistrer les demandes d’agrément de sous-traitants
• Saisir les ordres de services
• Participer au traitement des devis de demandes de raccordement et des démarches concessionnaires
• Soutenir au niveau administratif les asset/project manager dans l’établissement des Mailings / la gestion et suivi des devis Travaux Modificatifs Acquéreurs (VEFA) et Travaux Modificatifs Locataires (BEFA) et bons de commandes associés
• Participer à l’organisation des mises à disposition/livraison
• Assurer les relations avec les différents interlocuteurs internes et externes
• Mettre en forme les supports de présentation
• Et participer à toute autre tâche en lien avec l’activité qui pourrait être identifiée par la suite

DIRECTION GENERALE
• Assurer Accueil physique et téléphonique
• Enregistrer et Distribuer le courrier
• Prendre en charge : Gestion des fournitures, des Imprimantes, des coursiers, de la relation avec la société support informatique, avec agence de voyage, l’organisation des évènements externes et internes , cartes professionnelles.
• Avec la comptabilité externe : Notes de frais de équipes, de la DG. Suivi des tableaux de bord (financiers, assurances, fournisseurs, honoraires)

De formation Bac+2 (BTS Immobilier/notariat/assistant manager, DUT gestion PME/PMI, ou équivalent universitaire), vous possédez une expérience significative et réussie de minimum 2 ans sur une fonction similaire, acquise dans le domaine de l’immobilier.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation, ainsi que pour votre esprit d’équipe et votre sens relationnel.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, outils métiers…) et êtes à l’aise dans la rédaction de différents documents (rédaction de rapports et documents officiels).
Localisation : Neuilly sur Seine

Compétences comportementales nécessaires au poste
• Rigueur et précision
• Sens de l’organisation et agilité
• Capacité à rendre compte
• Capacité à communiquer
• Sens des situations
• Curiosité

CONTACT

Nom : ZERAH
Prénom : Frédéric
Téléphone : 01 42 93 87 70
Email : fredericzerah@charretteservice.fr