Offre publiée par Frédéric ZERAH le 03/05/2022
Administratif : Office Manager h/f
Qualification :
Office manager h/f
Lieu de mission : Paris
Durée de la mission : cdi
Date de la mission : 03/05/2022
Gestionnaire d'actifs immobiliers d'une dizaine de personnes et basé à Paris est à la recherche d'un office manager h/f pour un contrat en CDI.
Contenu du poste: Office Manager// Assistant équipe projet H/F Immobilier dentreprise
Entreprise :
"Nous sommes une Société dasset management indépendante spécialisée dans la valorisation dactifs immobiliers neufs ou restructurés (bureaux, commerces, logements, hôtel), et nous nous positionnons comme un des principaux opérateurs de ce marché.
Nous intervenons pour le compte de fonds dinvestissement, propriétaires institutionnels ou dinvestisseurs privés.
Au sein de léquipe de project/asset management, nous recherchons un(e) Office Managers //Assistant(e) Equipe Projet en CDI.
Rattaché(e)à la Direction Générale et au Directeur de la promotion, vous participerez à la gestion quotidienne et au suivi des opérations immobilières (Principalement, immobilier dentreprise).
Ainsi, vos principales missions sarticuleront autour des axes suivants :
ASSET MANAGEMENT
Gérer les agendas, les appels, les déplacements, l'accueil des différents acteurs et intervenants
Planifier et organiser les réunions internes et externes
Traiter et rédiger les courriers divers, gérer les envois de documents par coursier
Classer et suivre les dossiers tout au long de l'opération (format papier + électronique suivant plan de classement)
Gérer les marchés et commandes (Etablissement des bons de commandes / saisie des marchés et avenants
Suivi et mise en paiement des situations de travaux et des factures diverses / notes dhonoraires
Traitement et classement des factures et suivi avec la comptabilité externe
Mettre en reproduction les dossiers marchés de travaux et organiser les signatures
Gérer l'affichage des permis de construire et mandater un huissier afin deffectuer les constats par huissier
Envoyer et enregistrer les demandes dagrément de sous-traitants
Saisir les ordres de services
Participer au traitement des devis de demandes de raccordement et des démarches concessionnaires
Soutenir au niveau administratif les asset/project manager dans létablissement des Mailings / la gestion et suivi des devis Travaux Modificatifs Acquéreurs (VEFA) et Travaux Modificatifs Locataires (BEFA) et bons de commandes associés
Participer à lorganisation des mises à disposition/livraison
Assurer les relations avec les différents interlocuteurs internes et externes
Mettre en forme les supports de présentation
Et participer à toute autre tâche en lien avec lactivité qui pourrait être identifiée par la suite
DIRECTION GENERALE
Assurer Accueil physique et téléphonique
Enregistrer et Distribuer le courrier
Prendre en charge : Gestion des fournitures, des Imprimantes, des coursiers, de la relation avec la société support informatique, avec agence de voyage, lorganisation des évènements externes et internes , cartes professionnelles.
Avec la comptabilité externe : Notes de frais de équipes, de la DG. Suivi des tableaux de bord (financiers, assurances, fournisseurs, honoraires)
De formation Bac+2 (BTS Immobilier/notariat/assistant manager, DUT gestion PME/PMI, ou équivalent universitaire), vous possédez une expérience significative et réussie de minimum 2 ans sur une fonction similaire, acquise dans le domaine de limmobilier.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation, ainsi que pour votre esprit déquipe et votre sens relationnel.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, outils métiers
) et êtes à laise dans la rédaction de différents documents (rédaction de rapports et documents officiels).
Localisation : Neuilly sur Seine
Compétences comportementales nécessaires au poste
Rigueur et précision
Sens de lorganisation et agilité
Capacité à rendre compte
Capacité à communiquer
Sens des situations
Curiosité
CONTACT
Nom : ZERAH
Prénom : Frédéric
Téléphone : 01 42 93 87 70
Email : fredericzerah@charretteservice.fr