SECRETAIRE / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENT(E) H/F

L'entreprise

Charrette Service est, depuis 1975, la principale agence de recrutement et d'intérim indépendante spécialisée dans les domaines de l'architecture, architecture d'intérieur, ingénierie, et bureaux d’études.

Notre expertise dans ces domaines apporte aux candidats l'assurance d'une parfaite compréhension technique de leur profil mais également une attention particulière portée sur leurs attentes et le suivi de leur parcours.

Nous vous accompagnons dans toutes les étapes de recrutement pour trouver le poste qui vous correspond.

Le poste

CDI – 35h/semaine – Banlieue Sud de Paris

Notre client, une agence d'architecture d'une vingtaine de collaborateurs, recherche son/sa futur(e) Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) afin d'accompagner la direction dans la gestion quotidienne de l'agence.

Vous intégrerez une structure à taille humaine où la polyvalence, l'autonomie et le sens du service sont essentiels. Véritable pilier administratif de l'agence, vous interviendrez sur des missions variées en lien avec l'ensemble des services.

Le poste est à pourvoir dès que possible afin de bénéficier d'une passation en binôme de 6 à 8 mois avec la personne actuellement en poste depuis 17 ans.

Vos missions

Administration générale

• Accueil téléphonique et gestion du standard.
• Gestion du courrier entrant et sortant (collecte, enregistrement, distribution, affranchissement, LRAR, commandes de timbres).
• Organisation des petits-déjeuners, déjeuners et événements internes.

Gestion administrative des projets

• Établissement et suivi des notes d'honoraires via le logiciel OOTI.
• Relance des factures clients.
• Suivi des encaissements et des échéanciers.
• Saisie ponctuelle de courriers officiels.
• Création des numéros d'affaires et mise à jour des tableaux de suivi.
• Gestion des déclarations auprès de la MAF (déclarations annuelles, grands chantiers, demandes d'attestations).

Appels d'offres et concours

• Coordination avec les équipes projets.
• Constitution et mise en forme des dossiers administratifs.
• Dépôt des candidatures sur les plateformes dédiées.
• Suivi des tableaux récapitulatifs.

Administration du personnel

En lien avec la Direction et un cabinet externe (logiciel My Silae) :

• Gestion administrative des entrées et sorties des collaborateurs.
• Préparation des éléments variables de paie.
• Vérification des bulletins de salaire.
• Organisation des entretiens professionnels.
• Suivi du CSE.
• Gestion de la mutuelle et de la prévoyance.
• Gestion des congés sur OOTI.

Gestion administrative et comptable

En lien avec le cabinet comptable :

• Gestion des factures fournisseurs.
• Suivi des règlements et des tableaux de bord.
• Commande des titres-restaurant.
• Commande de Kbis et d'attestations.
• Gestion des abonnements (magazines professionnels, téléphonie, énergie...).
• Gestion des fournitures de bureau.
• Organisation des formations et suivi des remboursements OPCO.

Gestion des sinistres

• Mise à jour du tableau de suivi.
• Classement des dossiers.
• Transmission des informations aux associés.

Communication interne et vie de l'agence

• Organisation des événements internes (départs, retraites, naissances, repas d'équipe...).
• Participation aux supports de communication de l'agence (newsletter, cartes de vœux, cartes de visite).
• Classement et organisation des documents sur le serveur interne.

Profil recherché

Vous aimez les journées qui ne se ressemblent pas et appréciez d'intervenir sur des sujets variés.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Vous savez travailler en toute confidentialité et faites preuve de discrétion dans la gestion des dossiers.

À l'aise avec les outils informatiques, vous êtes curieux(se), autonome et appréciez travailler au plus près de la direction.

Une expérience sur un poste polyvalent au sein d'une PME, d'une agence d'architecture, d'un bureau d'études ou d'un environnement similaire sera particulièrement appréciée.

Les conditions

• CDI – 35h/semaine (9h00 à 17h00)
• Démarrage dès que possible
• Passation en binôme de 6 à 8 mois
• Agence d'environ 20 collaborateurs
• Banlieue Sud de Paris
• Titres-restaurant de 10 € (4 € à la charge du salarié)
• Possibilité d'une journée de télétravail par semaine après validation de la période d'intégration et selon l'organisation de l'agence.

Pour postuler, merci d'adresser votre CV en précisant vos prétentions salariales, votre disponibilité ainsi que, le cas échéant, la durée de votre préavis.